Pembuatan model data & desain database

Pembuatan model data & desain database

1. proses & ruang lingkup desain database

Database yang baik adalah database yang dapat memberikan informasi yang sesuai dengan kehendak user (pengguna). Maka dari itu perlu adanya proses desain database yaitu proses memilah dan memilih data-data yang memang dibutuhkan oleh sistem, alhasil informasi yang diberikan sesuai dengan kehendak pengguna. Istilah desain database dapat dipergunakan untuk memvisualisasikan bagian-bagian yang berbeda dari keseluruhan sistem database.

Dalam melakukan proses desain database terdapat beberapa langkah yang harus  
      dijalani, yaitu :

1. Analisis Persyaratan : memahami dan mengetahui data yang harus disimpan dalam database, aplikasi apa yang harus dibangun di atasnya, jenis operasi apa yang akan digunakan, dst.
2. Desain Data Base Konseptual : berdasarkan informasi yang diperoleh dari tahap analisis persyaratan inilah dipergunakan untuk mengembangkan deskripsi data menjadi lebih tinggi. Pada langkah ini desainer sering membuat yang anmanya model E-R yang tujuan untuk membuat penyederhanaan gambaran tentang data yang sesuai dengan pemikiran user / pengguna.
3. Desain Data Base Logika : disinilah proses merubah model E-R skema database yang rasional. Dengan tujuan untuk mendapatkan skema konseptual pada data rasional sehingga sering disebut skema logika.
4. Perbaikan Skema : pengecekan sekumpulan relasi dalam skema sebelumnya (skema database rasional), supaya dapat menemukan problem yang ada dan memperbaikinya.
5. Desain Data Base Fisik : pembentukan indeks pada beberapa tabel yang telah dibuatlah pada tahap ini dikerjakan. mengelompokkan tabel atau mendesain ulang yang bersifat substansial terhadap bagian dari skema database.
6. Desain Aplikasi dan Keamanan : Keseluruhan proyek software yang menggunakan DBMS sebaiknya memperhitungkan faktor-faktor aplikasi yang ada diluar database, seperti enkripsi, digital sinature, dll. 

2. Diagram hubungan entitas (ERD)

PERAN AKUNTAN DALAM DESAIN DATABASE

• Tahap Perencanaan : akuntan menyediakan informasi yang  digunakan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan, dan terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal tsb.

• Tahap analisis persyaratan dan tahap desain : akuntan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai , mengembangkan skema logis, mendesain kamus data serta menentukan pengendalian.

• Tahap pengkodean : akuntan dengan keahlian SIA nya melakukan pengkodean

• Tahap implementasi : akuntan membantu menguji keakuratan database yang baru dan program aplikasi yang akan digunakan.

• Tahap operasional dan pemeliharaan : akuntan menggunakan sistem database untuk memproses transaksi dan membantu mengelolanya.

Diagram Hubungan –Entitas (Entity-Relationship)

Diagram E-R :

suatu tehnik grafis yang menggambarkan skema database yang

menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan antar entitas tersebut. 

Disamping itu juga secara grafis merupakan model suatu organisasi.

Entitas :

segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan dalam

organisasi. Dalam diagram E-R digambarkan dalam bentuk persegipanjang

3. Model data REA(Resource, Even, Agen)

Model data REA :

model data yang digunakan untuk mendesain database secara konseptual dengan cara mengidentifikasikan entitas apa saja yang seharusnya dimasukkan kedalam database

dan menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.

Jenis-jenis entitas :

1. R = Resources (sumber daya) adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.

2. E = Event (kegiatan) adalah berbagai aktivitas bisnis yang dilakukan yang

informasinya ingin dikumpulkan perush untuk tujuan perencanaan dan pengendalian

3. A = Agent (pelaku) adalah orang-orang yangn terlibat dalam kegiatan yan informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian dan evaluasi. 

Di dalam kegiatan terdapat dua kategori hubungan yaitu:

a. Dualitas ekonomi (pertukaran ekonomi) :

hubungan kegiatan yang jika perusahaan ingin memperoleh suatu sumberdaya maka harus memberi sumberdaya yang lain dan sebaliknya.

b. Komitmen : janji yang diberikan perusahaan kepada pihak lain untuk melakukan pertukaran ekonomi dimasa datang.

Diagram REA :

adalah diagram E-R yang menggambarkan entitas sumber daya, kegiatan dan pelaku dan menunjukkan hubungan antar entitas-entitas tersebut. 

MEMBANGUN DIAGRAM REA UNTUK SATU SIKLUS

Terdiri dari empat langkah/tahap yaitu :

1. Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi

2. Identifikasi sumber daya dan pelaku

3. Masukkan kegiatan komitmen

4. Menetapkan kardinalitas hubungan.

KARDINALITAS

Kardinalitas:

Entitas yang mewakili kelas atau rangkaian objek

Contoh : entitas pelanggan mewakili seluruh pelangan organisasi.

Kardinalitas menunjukkan bagaimana suatu perumpamaan dalam satu entitas dapat

dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya.

Contoh : kardinalitas menunjukkan berapa banyak transaksi penjualan dapat dihubungakan kesetiap individu pelanggan dan sebaliknya. Kardinalitas ditunjukkan sebagai pasangan nomor disetiap entitas.

Terdapat dua jenis kardinalitas yaitu :

Kardinalitas minimum dan kardinalitas maksimum

Kardinalitas minimum :

Ditunjukkan dalam nomor pertama yang menunjukkan apakah sebuah baris dalam tabel harus dihubungkan dengan paling tidak satu baris didalam tabel yang

letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut. Kardinalitas minimum nol (0) berarti bahwa sebuah baris baru dapat ditambahkan didalam tabel tanpa harus

dihubungkan dengan baris tertentu dalam tabel lainnya yang letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut.

contoh : kardinalitas minimum  0 yang terletak didekat entitas pelanggan dalam hubungan pelangganpenjualan, menunjukkan informasi tentang pelanggan

baru (prospektif) dapat ditambahkan ke tabel pelanggan tanpa harus dihubungkan ke suatu transaksi penjualan. kardinalitas minimum 1memiliki arti bahwa setiap baris dalam suatu tabel harus dihubungkan ke paling tidak satu baris dalam tabel lainnya di hubungan tsb.

Contoh: kardinalitas yang terletak didekat entitas penjualan dalam hubungan pelanggan-penjualan , menunjukkan bahwa informasi mengenai transaksi penjualan baru dapat ditambahkan hanya apabila terhubung dengan sebuah baris dalam tabel pelanggan.

Kardinalitas maksimum :

Ditunjukkan dalam angka kedua dalam setiap pasangan yang berarti bahwa apakah suatu baris dalam tabel dapat di hubungkan kelebih dari satu baris dalam tabel lainnya. Kardinalitas maksimum 1 artinya bahwa setiap baris di dalam tabel dapat dihubungkan ke paling banyak hanya satu baris dalam tabel lainnya.

Contoh : gambar 5-6 hubungan pelangganpenjualan dengan kardinalitas maksimum 1 di entitas penjualannya berarti bahwa setiap transaksi penjualan dapat dihubungkan hanya kesatu pelanggan tertentu saja. Kardinalitas maksimum N berarti banyak/many

Contoh: kardinalitas maksimum N didekat entitas pelanggan berarti bahwa setiap baris dalam tabel pelanggan dapat dihubungkan kelebih dari satu baris tabel penjualan. Terdapat tiga jenis hubungan antar entitas tergantung pada dari kardinalitas maksimumnya yaitu:

1. Hubungan satu-kesatu (1:1) terjadi saat kardinalitas maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1 (panel A)

2. Hubungan satu ke banyak (1:N) terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatun entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N. (panel B dan C)

3. Hubungan banyak-ke banyak (N:N) terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam hubungan adalan N (panel D)

Penggunaan Diagram REA

1. Untuk Dokumentasi praktik bisnis berkaitan dengan keperluan dokumentasi SIA yang menggunakan database dan mencerminkan operasi bisnis perusahaan

2. Untuk Pengambilan informasi dari SIA khususnya untuk keperluan :

a. menghasilkan jurnl dan buku besar

b. menyediakan informasi laporan keuangan lainnya

c. Menyiapkan laporan manajerial

Implementasi Diagram REA Dalam Database Relasional

1. Membuat tabel untuk setiap entitas dan hubungan banyak-ke-banyak

2. Menetapkan atribut untuk setiap tabel

3. Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan 1:1 dan 1:N

referensi :

http://ul1n.wordpress.com/2012/03/21/langkah-desain-database/
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Diana%20Rahmawati,%20M.Si./SIA%20Bab%205.pdf

APLIKAS SIKLUS PENDAPATAN & PENGELUARAN

APLIKAS SIKLUS PENDAPATAN & PENGELUARAN

1. Aktivitas bisnis dalam Aplikasi siklus pendapatan & pengeluaran

A. SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

·         Entri pesanan penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

·        - Mengambil pesanan dari pelanggan

·        -  Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

·         - Memeriksa ketersediaan persediaan

·         - Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

o   Mengambil dan mengepak pesanan

o   Mengirim pesanan tersebut

o   Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

·         Penagihan ke para pelanggan

·         Memelihara data piutang usaha

·         Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

·         Menangani kiriman uang pelanggan

·         Menyimpannya ke bank

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

B. SIKLUS PENGELUARAN

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

1.       Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan. Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

·         MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

·         JIT (just in time)

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

2.       Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

-      Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

Memutuskan apakah menerima pengiriman

Memeriksa jumlah dan kualitas barang

3.       Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

-      Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.

Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

2. BATASAN SIKLUS APLIKASI PENDAPATAN & PENGELUARAN

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Karakteristik proses bisnis

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

1.     Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

2.     Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.

3.     Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

4.     Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

5.     Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.

6.     Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.

4.    PROSEDUR DALAM APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN

Pengolahan informasi adalah perubahan (pengolahan) dari informasi dengan cara terdeteksi oleh pengamat . Dengan demikian, itu adalah proses yang menggambarkan segala sesuatu yang terjadi (perubahan) dalam alam semesta , dari jatuh dari batu (perubahan posisi) untuk pencetakan dari file teks dari sebuah sistem komputer digital. Dalam kasus terakhir, sebuah pengolah informasi yang mengubah bentukpresentasi dari file teks. Pengolahan informasi mungkin lebih khusus didefinisikan dalam istilah yang digunakan oleh Claude E. Shannon sebagai konversi informasi yang laten menjadi informasi manifest (McGonigle & Mastrian, 2011). Laten dan informasi manifest didefinisikan melalui persyaratan dari pengelakan (ketidakpastian yang tersisa, apa nilai pengirim telah benar-benar dipilih), disipasi (ketidakpastian dari pengirim apa penerima telah benar-benar diterima), dan transformasi (upaya tersimpan pertanyaan - dalih dikurangi disipasi) (Denning dan Bell, 2012).

Pengolahan informasi dapat berurutan atau paralel, baik yang mungkin terpusat atau desentralisasi (didistribusikan). The didistribusikan pemrosesan paralel pendekatan pertengahan 1980-an menjadi populer dengan nama koneksionisme . Pada awal tahun 1950, Friedrich Hayek adalah dari waktu ke depan ketika ia mengemukakan gagasan bahwa tatanan spontan di otak timbul dari jaringan desentralisasi dari unit sederhana ( neuron ). Namun, Hayek jarang dikutip dalam literatur koneksionisme . Jaringan koneksionis terdiri node yang berbeda, dan bekerja dengan "efek priming," dan ini terjadi ketika "simpul utama mengaktifkan simpul terhubung" (Sternberg & Sternberg, 2012). Tapi "tidak seperti dalam jaringan semantik, itu bukanlah sebuah node tunggal yang memiliki arti khusus, melainkan pengetahuan direpresentasikan dalam kombinasi node berbeda diaktifkan" (Goldstein, seperti dikutip dalam Sternberg, 2012).

5.  TAHAP DASAR PENGOLAHAN INFORMASI

·         Pengumpulan data - data dari sumber menangkap mereka dan merekamnya ke beberapa media (misalnya, kertas).

·         Persiapan Data - menyalin, mengelompokkan, atau mengatur data dalam cara yang lebih nyaman untuk masukan.Memeriksa dan memverifikasi data yang dikumpulkan sering dilakukan pada tahap ini.

·         Input data - memasukkan data atau mengirim data yang disimpan ke dalam sistem pengolahan.Memeriksa akurasi dan validitas data masukan yang sering dilakukan pada tahap ini.

·         Pengolahan Data - menghitung atau memanipulasi data input dan bahkan menyimpan hasil untuk penggunaan masa depan.

·         Output Informasi - memberikan hasil yang diproses dalam bentuk yang dapat dibaca (misalnya, laporan) Kebutuhan Informasi dan Prosedur

SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

Menentukan ketersediaan persediaan.

Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

Menentukan harga produk dan jasa.

Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.

Memilih metode untuk mengirim barang.

Apakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan :

Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

Kepuasan pelanggan

Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

4. DIAGRAM ALIRAN DATA SIKLUS PENGELUARAN PENDAPATAN

RUANG LINGKUP BATASAN Data Flow Diagram (DFD) :

Data Flow Diagram (DFD) :

Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya).

Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu :

1. External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem).

Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Data flow (arus data).

Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan luar.

3. Process (proses).

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

4. Data store (simpanan data).

Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.

Data Flow Diagram (DFD) :

Raymond Mcleod, Jr. (2001:403) mengemukakan bahwa:

“Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) atau DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan”.

Andri Kristanto (2003:55) mengemukakan bahwa :

“DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut”.

Berdasarkan pengertian yang telah dikemukakan diatas, dapat penulis simpulkan bahwa yang dimaksud dengan Data Flow Diagram/DFD adalah model logika data atau proses dari suatu sistem yang menggambarkan aliran data darimana asal dan kemana tujuan data yang saling berhubungan dengan menggunakan bentuk-bentuk simbol tertentu.

http://uhungmaa.blogspot.com/2012/01/tugas-ke-5-aplikasi-siklus-pendapatan.html`

http://ajeng17.blogspot.com/2013/01/siklus-pendapatan-dan-pengeluaran.html`

http://andriedwicn.wordpress.com/2011/01/06/siklus-pendapatan-pengeluaran-produksi-dan-keuangan-pada-software-aplikasi-myob-accounting/`